Plötzlicher Assistenzwechsel

Auch für den Fortgang einer Assistenz gibt es verschiedene Gründe. Und ob Sie es als Chef begrüßen oder nicht – die Frage ist: Wie sieht die Exit-Kultur bei Ihnen aus und was tun Sie während der Übergangszeit? Mit diesem Fünf-Punkte-Plan sind Sie ganz weit vorn.

Das Aus
Ob Sie sich einig sind oder nicht – gerade von der Führungsriege erwartet man ein vorbildliches Verhalten. Besprechen Sie mit Ihrer Assistenz, wie Sie die Neuigkeit kommunizieren und gehen Sie zeitnah damit raus. Je offener Sie damit umgehen, umso mehr Rückgrat wird Ihnen beigemessen. Und wer weiß, vielleicht melden sich dann erste Bewerber eigeninitiativ von intern, die Sie noch gar nicht auf dem Radar hatten.
Chef & Assistenz als eine Einheit
Was auch immer der »Trennungsgrund« Ihres Duos ist, versuchen Sie, weiterhin als Einheit aufzutreten. Sie wollen sich doch nicht angreifbar machen und bis zum Schluss auf die Unterstützung Ihrer Assistenz zählen können?! Offene Differenzen würden dem im Wege stehen und Ihnen viel zu viel Energie abziehen. Ich bin mir sicher, Sie möchten weiterhin als souverän gelten. Durch diesen respektvollen Umgang zeigen Sie sich nicht nur höchst professionell, sondern erhöhen auch Ihre Attraktivität.
Gespräche mit Nachfolgern
Ob Sie Ihre Assistenz bei Gesprächen mit potenziellen Nachfolgern außen vor lassen oder sie mit einbinden können, hängt von Ihrem aktuellen Vertrauensverhältnis ab. Binden Sie ihr weder einen Bären auf noch verhalten Sie sich wie ein Elefant im Porzellanladen. Das könnte sich auf die Arbeitsweise niederschlagen und auf Ihr Umfeld ausstrahlen. Vielmehr braucht es Fingerspitzengefühl und Anstand. Damit beeindrucken Sie nicht nur die Nachfolgekandidaten, sondern ermöglichen Ihrer Assistenz die Wahrung ihres Gesichts.
Ansprüche und Wertschätzung
Je korrekter Sie sich verhalten, desto anständiger und sauberer dürfen Sie den Übergang erwarten. Verlieren Sie nicht aus den Augen, dass so ein Wechsel im Sekretariat sehr genau von den Kollegen beobachtet und bewertet wird. Sobald die Fronten und Ansprüche geklärt sind, kann die Übergabe eingeleitet werden. Je mehr sich Ihre Assistenz bei ihrem Fortgang unterstützt fühlt, desto besser wird sie die neue einarbeiten. Und wenn Sie zumindest Teile ihrer Arbeit auch noch phonetisch wertschätzen können, punkten Sie nicht nur bei den Kollegen, sondern gleichzeitig bei der Nachfolgerin.
Der Exit
Ihre Mitarbeiterin wird selbstverständlich in aller Form von Unternehmensseite verabschiedet. Die Führungsebene verhält sich professionell. Darauf wird jetzt geschaut. Lassen Sie die Zeit noch einmal Revue passieren: Was hat sie gut gemacht? Wobei hat sie Sie unterstützt? Wie oft hat sie Ihnen den Rücken freigehalten und sich für Sie in die Bresche geschlagen? Warum auch immer sie geht oder gehen muss: Leistung gehört anerkannt! Vielleicht haben Sie sich auch prächtig verstanden. Umso leichter dürfte Ihnen der Ausdruck des Bedauerns fallen.

Und nach dem Exit wünsche ich viel Erfolg beim Onboarding! Lesen Sie hierzu auch meinen Blogartikel vom 03.05.2018 »Was tun, wenn die Assistenz geht?«.

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