Reden hilft

Er ist unter Strom. Sie ist willig. Er läuft weg. Sie läuft ihm hinterher. Seit gut neun Jahren schaue ich mir dieses Schauspiel auf den Chefetagen an. Wie aus dem Katz- und Mausspiel doch noch etwas Fruchtbares werden kann.

In Wirklichkeit sind es 28 Jahre, die ich mir diese Art der Zusammenarbeit, die wenig erfolgsversprechend ist, anschaue. Für Außenstehende vielleicht ein Lustspiel, für Betroffene eher eine Tragödie. Doch worüber reden wir hier eigentlich? Wir reden über die Art und Weise wie Chef & Assistenz miteinander kommunizieren: Oft zwischen Tür und Angel und prinzipiell zu wenig. Sofern beide Seiten beste Ergebnisse wünschen.

Der Chef möchte, dass seine Assistenz einen guten Job macht. Und auch die Assistenz möchte ihren Chef unbedingt zufriedenstellen. Dies kann sie aber nur, wenn sie so viel Hintergrundinformationen bekommt wie möglich. Denn ob sie ein Dokument nur für "seine Aktentasche" erstellen oder es gar im elitären Kreis präsentiert werden soll, kann sich in der Qualität deutlich unterscheiden. Es muss sich sogar unterscheiden, wenn Effizienz zu den Tageszielen gehört. Darüber hinaus kann sie nur Zusammenhänge erkennen, wenn sie auf dem neuesten Stand ist und in den Informationsfluss mit eingebunden wird. Dazu müssen die beiden immer wieder die Köpfe zusammenstecken, damit auch vermeintlich unwichtige Informationen ausgetauscht werden können.

Manche nennen es "Jour fixe mit dem Chef", ich nenne es schlicht "die Rücksprache". Sie sollte wirklich regelmäßig stattfinden. Denn hier geht es nicht nur um die Aufgabenverteilung oder die offenen Punkte. Vielmehr geht es ebenso darum, dass die Assistenz ein Stimmungsbild abgeben kann, was im Unternehmen so passiert. Gerade, wenn ihr Chef sehr viel unterwegs ist oder sonst wie zu weit weg von der Basis. Zu gern spreche ich hier von ihrer Rolle als Seismograf: Sie sollte spüren, wo das nächste "Beben" hochkommt und ihren Chef wissen lassen, welcher Bereich oder welcher Mitarbeiter gerade etwas mehr Aufmerksamkeit benötigt. Sie ist nicht umsonst das Bindeglied zwischen ihrem Chef und seinen Mitarbeitern.

In meiner Zeit als Vorstandsassistenz habe ich mir so einige Tricks einfallen lassen, wie ich meinen Chef zu fassen bekam. Das gebe ich nun an meine Schützlinge weiter, damit sie zum Leistungsträger werden können. Und als Consultant des Chefs kommen wir beide am Ende der Zusammenarbeit immer wieder zu dem Schluss: "Reden hilft".

Chef & Assistenz sind nur dann ein Erfolgsteam, wenn sie permanent interagieren. In diesem Sinne: "Bleiben Sie dran!"

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