08.11.2018

Stress im Anflug – und nun?

Heute ist wieder einer dieser Tage, an dem man sich wünscht, mal kurz die Welt anhalten zu können. Alle reden von Jahresabschluss und von dem, was alles noch unbedingt in diesem Jahr erledigt werden muss. Im Büro geht es drunter und drüber. Wie soll man da die Ruhe bewahren …

Nach diesem fulminanten Sommer, wo die Sonne selbst im Oktober noch Überstunden geschoben hat, sind wir nun an der Reihe: Unsere Anwesenheitszeit im Büro verlängert sich zusehends. Als wenn man einen Schalter umgelegt hat. Was passiert hier eigentlich gerade? Für viele Unternehmen steht das Ende des Geschäftsjahres bevor. Es geht jetzt in die heiße Phase. Um seinen Zielbonus doch noch zu erreichen, sollen Neugeschäfte auf Krampf akquiriert und gleichzeitig offene Geschäfte noch in diesem Jahr abgewickelt werden. Und während sich vor allem Vertrieb und Marketing stark mit dem Außen beschäftigen, tauchen intern die ersten Erinnerungen von der Buchhaltung auf, um an die rechtzeitige Abgabefrist zu erinnern, damit alles auch noch feinsäuberlich erfasst und den Büchern zugeschrieben werden kann.
Und die, die im Sekretariat sitzen, sind – wie immer – mittendrin. Ihr Drehkreuz ist auf Hochtouren. Klonen müsste man sich können, um alles und jeden zu bedienen. Da liegen die Nerven schon mal schneller blank. Jetzt bloß nicht hektisch oder hysterisch werden.
Zehn Tipps, wie Sie dem Druck standhalten:

  1. Um ein Hyperventilieren zu vermeiden, erst einmal tief durchatmen.
  2. Wenn Sie diagonal über die Flure stürmen: Anhalten, aufrichten und neu losgehen.
  3. Souveränität vor Nervosität: Lassen Sie sich den Stress nicht anmerken!
  4. Bei Papierflut: Packen Sie alles auf einen Haufen und priorisieren Sie neu: Was muss zwingend heute gemacht werden? Tun! Was kann bis morgen warten? Wegpacken!
  5. Bei E-Mail-Flut: Schauen Sie in größeren Zeitabständen in Ihre E-Mails, um auch die anderen Arbeiten zu schaffen. Stellen Sie die Desktopbenachrichtigung aus, um sich von den Eingängen nicht ablenken zu lassen. Arbeiten Sie mit der Kennzeichnungsmöglichkeit, um Aufgaben oder Termine daraus zu generieren. So haben Sie die verbleibenden, jetzt »wingenden«* E-Mails schnell im Blick.
  6. Behalten Sie den Terminkalender Ihres Chefs immer im Auge. Was braucht er, wenn die Tür aufgeht – was ist zu tun, wenn sie wieder schließt?
  7. Gefälligkeiten für andere? Wägen Sie ab und üben Sie, charmant nein zu sagen.
  8. Vermeiden Sie zu viele offene Fenster, um dem »Zug« zu entgehen und jeder Aufgabe die Konzentration entgegenzubringen, die sie erfordert.
  9. Lassen Sie sich nicht verrückt machen: Arbeiten Sie eins nach dem anderen ab. Bringen Sie Angefangenes zu Ende.
  10. Übertreiben Sie es auch nicht mit den Überstunden: Gehen Sie bei Abnahme Ihrer Leistungsfähigkeit nach Hause, suchen Sie Zerstreuung und finden Sie Erholung. So vermeiden Sie unnötige Fehler im Job, die Sie dann am nächsten Vormittag ausbügeln müssten. Mal abgesehen vom Imageschaden, der Ihnen, Ihrem Chef oder sogar Ihrem Unternehmen gegenüber dadurch entstehen könnte.

* wingend = wichtig + dringend (ein Kofferwort von mir)

Wenn Sie diese Tipps beherzigen, gehören Sie vielleicht nicht zu den Schnellsten, womöglich aber zu den Hellsten, denn Sie haben begriffen, dass

  • übertriebene Hektik das Denken hemmt und Ihre Fehlerquote nach oben treibt,
  • die Dinge nicht so heiß gegessen werden, wie sie gekocht wurden
  • und dass Sie langfristig auf sich achten sollten, um gesund zu bleiben und Freude am Job zu haben.

Damit Sie auch in Zukunft souverän und gelassen Ihr Sekretariat meistern, empfehle ich Ihnen mein Seminar »Das Anti-Stress-Training für Assistenzen«. Hier gleichen wir die Erwartungen an Ihre Rolle ab, Sie lernen Ihre inneren Antreiber kennen, finden Ihre Stressoren heraus und bekommen weitere Tipps zum Umgang mit Stress. Und das alles unter Gleichgesinnten in entspannter Atmosphäre in der Wellness-Oase Aspria. Als Teilnehmer erhalten Sie das Buch zum Seminar sowie ein Karten-Set geschenkt. Details und Anmeldung unter https://www.marit-zenk.com/das-anti-stress-training-fuer-assistenzen/

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