Was tun, wenn die Assistenz geht?

Auch für den Chef ist es nicht leicht, seine »rechte Hand« zu verlieren. Er erinnert sich nur zu gut, wie es begann. Er musste ihr viel erklären und so manches Mal Korrektur vornehmen bis alles so reibungslos lief, wie jetzt zuletzt. Und jetzt ist sie weg.

Was war der Grund dafür? Wenn es nicht gesundheitliche Gründe waren, fühlte sie sich vielleicht unterfordert? Gab es interpersonelle oder finanzielle Beweggründe? Vielleicht wurde es ihr am Ende auch zu viel? Wie auch immer. Eine Neue muss her!

Als hochkarätiger, vielbeschäftigter Manager kann man auf die Unterstützung einer Assistenz nur schwer verzichten. Jedenfalls nicht, wenn man sich auf seine Kernkompetenzen konzentrieren möchte: Das Unternehmen will geleitet, Menschen geführt, Strategien entwickelt und Entscheidungen getroffen werden. Um seine Ziele erreichen zu können, braucht man fähiges Personal um sich herum. Sowohl Spezialisten als auch Generalisten. Die Assistenz sollte beides vereinen: Eine Spezialistin sein auf ihrem Gebiet des Office Managements und eine Generalistin bei allen anderen Themen. Sie sollte überblicken, wo und für wen sie arbeitet. Vor allem aber wie sie es anstellt, ihren ebenso verantwortungsvollen Job auszufüllen.

Eine Top-Assistenz zu bekommen, sei heutzutage schwierig. So berichten mir immer wieder Top-Manager. Sie seien rar. Nur wenige böten ein stimmiges Gesamtpaket. Dem kann geholfen werden: Ob zur Personalsuche oder zur Einarbeitung – ich lasse mich gern in den »Onboarding-Prozess« mit einbinden, interagiere vor allem beim Zusammenfinden, damit Chef und Assistenz schnell zum Tagesgeschäft übergehen können. Mit meinem einzigartigen »Coaching on the Job« unterstütze ich die beiden dabei, ein von Erfolg gekröntes Team zu werden. Dafür nehme ich genau unter die Lupe, an welchen Stellschrauben wir drehen können, damit die Assistenz ihren hohen Anforderungen gerecht werden und wie der Chef ihr dabei helfen kann.

Doch auch der Chef selbst kann einiges zum Aufbau seiner Top-Assistenz beitragen. Eine grundsätzliche Frage wäre: „Was kann ich tun, damit Sie Ihren Job optimal ausführen können?“ Dann gilt es abzufragen, welche Stärken sie hat, was ihr liegt, welche Arbeiten sie bisher ausgeführt hat und was sie persönlich anstrebt. Die Erwartungshaltungen sollten gegenseitig besprochen und das Kompetenzfeld klar abgesteckt werden. Darüber hinaus braucht sie Offenheit, Vertrauen und absolute Rückendeckung. Gerade am Anfang müssen Fragen erlaubt, ja sogar erwünscht sein, und Fehler toleriert werden. Dafür sind regelmäßige Feedback-Schleifen wertvoll.

So steht einem neuen Erfolgsteam Chef & Assistenz nichts mehr im Wege.